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完美的财务工作流程


一、初始化


财务人都知道财务软件的初始化是一次性的工作,系统初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数在结束建账后即无法修改,所以初始化的一些细节,各位财务人必须得关注。

1.初始化阶段要完整地收集手工账中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额,千万别遗漏。遗漏了,后续增加、删除或修改如果自己不会设置,再请人来弄,既麻烦又费钱。

2.必须开通自动转账凭证功能。像企业每月均需结转的损益类科目,月末须汇总结转至本年利润一类的科目,自动转账凭证能自动汇总指定科目的发生额或余额并自动生成一张转账凭证,从而会给会计记账带来很多方便。值得注意的是,此项功能在初始设置时需要自己选择的,尤其是小微企业的会计们一定要注意了,初始化时就要开通这个功能。

3.收现

根据会计岗开具的收据(销售会计开具的发票)收款——→检查收据开具的金额正确、大小写一致、有经手人签名——→在收据(发票)上签字并加盖财务结算章——→将收据第②联(或发票联)给交款人——→凭记账联登记现金流水账——→登记票据传递登记本——→将记账联连同票据登记本传相应岗位签收制证

工资及固定资产岗(水电费、代收款项)

管理费用岗(其他应收款)

销售核算岗(货款)

成本核算岗(加工费、材料款)

注:(1)原则上只有收到现金才能开具收据,在收到银行存款或下账时需开具收据的,核实收据上已写有“转账”字样,后加盖“转账”图章和财务结算章,并登记票据传递登记本后传给相应会计岗位。

(2)随工资发放时代收代扣的款项,由工资及固定资产岗开具收据,可以没有交款人签字。

4.付现

(1)费用报销

审核各会计岗传来的现金付款凭证金额与原始凭证一致——→检查并督促领款人签名——→据记账凭证金额付款——→在原始凭证上加盖“现金付讫”图章——→登记现金流水账——→将记账凭证及时传主管岗复核

(2)人工费、福利费发放

凭人力资源部开具的支出证明单付款(包括车间工资差额、需以现金形式发放的兑现、奖金等款项)——→在支出证明单上加盖“现金付讫”图章——→登记现金流水账——→登记票据传递登记本——→将支出证明单连同票据传递登记本传工资福利岗签收制证

5.现金存取及保管

每天上午按用款计划开具现金支票(或凭建行存折)提取现金——→安全妥善保管现金、准确支付现金——→及时盘点现金——→下午3:30视库存现金余额送存银行

注:(1)下午下班后,现金库存应在限额内。 

(2)从银行提取现金以及将现金送存银行时都须通知保安人员随从,注意保密,确保资金安全。

4、管理现金日记账,做到日清月结,并及时与微机账核对余额。


二、审核原始凭证


1、审核原始凭证的真实性。主要审核内容包括发票日期是否正确、发票记载的内容真实合理等。 如审核出租车票时是否有连号。

2、审核原始凭证的合法性。这条好理解,发票反映的业务是否符合国家有关政策、法规、制度的规定,是否有违法乱纪等行为。如果报销的发票是贿赂送礼之类的一定要注意,这类票据是不合法的。

3、审核原始凭证的合理性。原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要、是否符合有关的计划和预算等。如企业差旅费标准规定普通员工只能坐火车,但是他拿来机票来报销,虽然是真的发票,也不符合企业内控要求。

4、审核原始凭证的完整性。原始凭证的内容是否齐全,包括:有无漏记项目、日期是否完整、有关签章是否齐全等。 如每月人事制作的工资表,缺少总经理或者主管副总签名的,属于凭证签章不齐全,凭证要件不足。


5、审核原始凭证的正确性。包括数字是否清晰、文字是否工整、书写是否规范、凭证联次是否正确、有无刮擦、涂改和挖补等。很多老会计可能在工作中经常发现,很多报销的发票前面填写的报销支出单金额和后面附的发票总金额是不符的,你说仔细审核原始凭证有多重要了吗?

6.审核付款

(1)根据月度资金计划核查付款项目——→审核广告合同、发票、照片等——→审核“付款审批单”审批手续是否完备——→登记资金计划——→出纳岗付款

(2)签收出纳岗传来的“付款审批单”及银行付款凭证等——→编制记账凭证

借:预付账款 

贷:银行存款 ——→在相应的广告合同上登记付款金额、日期及凭证编号——→传主管岗复核

注:

(1)首次付款时,需留存一份合同复印件。

(2)付款金额计划内10万元以下的,直接传出纳岗付款,计划内10万元以上或计划外款项须经财务部长或财务总监批准。

(3)支付广告款时须凭发票,并审核第(4)项下列附件后方右办理,即编制凭证,除发票开出有困难的预付款除外。

(4)媒体广告须审核发票、报样及监播单等;户外广告(车体、墙体、广告牌等)须审核发票照片等;宣传品、礼品须审核发票、入库单等。 

7.、费用报账

(1)媒体及宣传品

审核策划部相关岗位传来的发票(媒体广告)

审核策划部相关岗位传来的发票附收料单(宣传品)——→审核审批手续是否完备——→对照合同进行编制记账凭证

借:营业费用——媒体\宣传品(部门专项) 

贷:预付账款 ——→在合同上登记发票金额、收受日期及凭证编号——→分品种登记手工账——→传主管岗审核


三、填制凭证


财务软件初始化结束了,就需要在软件上填凭证了。凭证填制的内容包括凭证头和凭证体两部分。

1.凭证头

凭证头反映凭证编号和制单日期等内容。如凭证编号为001号会计凭证,制单日为2016年4月1日,附单据数8张等。

2.凭证体

凭证体用于输入本张凭证的分录等信息。包括摘要、科目、 借贷方发生金额等内容。如:输入摘要报销差旅费2000元。


四、审核会计凭证


1.记账凭证是否附有原始凭证,记账凭证的经济内容是否与所附原始凭证的内容相同。此项一般企业由会计主管负责这个工作。尤其是很多中小企业,对财务人员的招聘门槛较低,此时招聘一名具有实战经验的主管就很重要,在会计处理中间设一个审核岗,起到监督作用。


2. 会计科目对应关系是否清晰、金额是否正确。此项审核时不仅要看一级科目还要仔细检查二级甚至更细的层面。如企业搞了一次员工聚餐,很多企业会计可能看到发票是餐费,一不留神就直接入到管理费用-业务招待费里面了,会计主管审核会计凭证时一定要以实质重于形式的原则对核算内容进行再次职业判断。


3.记账凭证中的项目是否填制完整,摘要是否清楚,有关人员的签章是否齐全。这个很多企业会计人员基本做的还算可以,这里就提醒一下会计主管们,摘要并不是填的越详细越好,虽然详细了以后找凭证时轻松了,但是你觉得好找,审计税务的人也会很容易发现很多问题的哈,所以摘要简洁清楚即可。


五、结账


1.对本月所有凭证重新进行审核,仔细核对减少差错。

月末结账可谓财务人每月最累的时刻了,要对每月所有凭证进行审核,看看哪些凭证的会计处理不到位,哪些会计科目需要调整等,但是这一切都是建立在日常会计凭证的日清基础上,很多企业把所有凭证都堆到月底处理,可想你月底的工作有多忙,所以建议财务人日常的会计凭证数据和分录一定要在平时就要做好,月末结账时的核对补缺工作就会一身轻松。

2.对现金、银行存款、存货项目的账实核对。现金和银行存款的工作大多数企业做的应该还算不错,但是存货的盘点就没那么认真了,目前国内大多数不设资产科的企业对于存货盘点主要是由库房在负责,账实不符情况很常见。这项工作真的那么难吗,其实不然,会计们可以抽出时间来仔细盘点一下企业的资产,到底哪些存货销不动了,哪些存货容易质量出问题,哪些存货不易保存等去好好盘点一下就知道了,也可以增进财务部人员与其他各部门的关系,也会让财务部的分析报告更有说服力和可执行性。

3.核对税务报表与应交税金明细账等账户的勾稽关系。这个就提醒一下营改增的财务人,以后企业的税务报表有了根本性的变化了,多和税务人员沟通交流,多学习税务政策,才能从容应对这场营改增硬仗。

4.对于有异常明细科目进行调整。企业设有总账会计的就每月辛苦的调整这个月的方向记反了的账务处理,财务工作就是这样的,层层审核,层层把关,辛苦和认真是并存的。

5.进行月末结账的转账分录的编制。

6.审核月度资金计划

每月28日根据年度费用计划、相关往来账及合同——→ 审核管理部门下月资金使用计划——→汇总资金计划——→报财务部长审批

注:研究开发中心的合同执行费、行政事务部维修购置费、人力资源部大型培训费、财务部税款及利息支出、党群部群团活动费等预见性较强的专项费用,需在月度资金计划中报出。

7.审核付款及报账

(1)根据月度资金计划核查付款项目——→审核“付款审批单”审批手续是否完备——→登记资金计划——→出纳岗付款

注:付款金额计划内10万元以下的,直接传出纳岗付款,计划内10万元以上或计划外款项须经财务部长或财务总监批准。

(2)签收出纳岗传来的“付款审批单”及银行付款凭证(或附发票)——→收受管理部门相关人员交来的发票——→审核发票上的审批手续是否完备——→审核银行票据存根上是否有领用或收款人签字——→编制记账凭证

借:管理费用——相关明细科目 

贷:银行存款 ——→传主管岗复核

注:(1)付款时除预付款项或临时外出采购的外,须凭发票。

(2)款项付出后,督促支票一星期内报账,汇票两星期内报账


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